5 سين
سازمان مديريت وبرنامه ريزي استان زنجان
عنوان طرح پیشنهادی:
سازمان پاک
(استقرارهفت سین آراستگی درسازمانها)
معاونت توسعه مديريت وسرمايه انساني
فروردين 1385
﴿ هفت سين اداري ﴾
امروزه ضرورت و اهمیت پاکیزگی محیط کار، زندگی و جامعه همچنین قرار گرفتن وسایل و امکانات مورد نیاز در محل مناسب به منظور دسترسی آسان به آن بر کسی پوشیده نیست. محیط پاکیزه، سالم و شاداب از نظر روحی و روانی و ایجاد انگیزه در کارکنان موثر است، زیرا انسانها بالفطره زیبایی، تمیزی، نظم و انضباط را دوست داشته و از آنها لذت می برند. هیچ توسعه فردی و اجتماعی در یک محیط کثیف، بی نظم و بی انضباط رخ نمی دهد.
نظامی که تحت عنوان 5S در ژاپن شکل گرفت یک ایده غیر ژاپنی بود که در برخی از صنایع آمریکایی و اروپایی عمل می شد ولی ژاپنی ها با الگو برداری مناسب و بومی کردن رنگ و لعاب ژاپنی به آن زدند، که تحت عنوان نظام 5S به کلیه سازمانها در دنیا رواج پیدا کرد.
هفت سين اداري آغاز یک زندگی راحت، ایمن، زیبا و دوست داشتنی برای همه افراد در محیط کارشان است. هفت سين اداري به عنوان زمینه ساز اجرای TQM در سازمانها به شمار می رود که به عنوان پایه و اساس ارتقای کیفیت و بهره وری سازمانها قلمداد می شود، هر روز که می گذرد اهمیت هفت سين اداري بیشتر نمایان می شود به طوریکه ابتدا از کارخانه ها و موسسات تولیدی آغاز و امروزه دامنه آنها به کلیه بخشها و فعالیتها گسترش یافته است.
هفت سين اداري بهترین راه جلوگیری از اتلاف است
تـعـریـف هفت سين اداري :
> یک سیستم برای آراستگی محیط کار می باشد.
> ایجاد پاکیزگی، نظم، زیبایی و پرهیز از درهم ریختگی محیط کار و زندگی
اهـداف استقـرار هفت سين اداري:
> ایجاد یک محیط ایمن و دور از خطر
> افزایش کارآیی، کیفیت و بهره وری در سازمان
> حذف ضایعات و کاهش خرابیها
> پاکیزه کردن محیط کار به منظور ارتقاء روحیه کارکنان
> ارتقای رضایتمندی مشتری
> زمینه ساز اجرای TQM و سایر برنامه های بهبود در سازمانها
> بهسازی فرآیندها و حذف اتلاف و سرعت بخشیدن به تولید کالا و ارائه خدمات
هفت سين اداري نشانگر میزان کارآیی مدیریت است
محاسن پیاده سازی هفت سين اداري در سازمان ها : پیاده سازی هفت سين اداري در سازمانها محاسن و فواید بسیار زیادی دارد که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود :
> پاکیزگی و زیبایی محیط کار
> استقرار نظام و انضباط در سازمان
> سریعتر شدن فرآیند انجام فعالیتها
> کاهش دوباره کاریها و چند باره کاریها در سازمان
> کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
> کاهش هزینه ها
> افزایش بهره وری و کارآیی سازمان
> دسترسی آسان به لوازم و ابزار آلات و تجهیزات مورد نیاز
> ارتقای بهداشت محیط کار
> کاهش زمان انجام فعالیت ها
> کاهش استهلاک ماشین آلات و تجهیزات
> اجرای آسان 5S در محیط سازمانها
> در همه سازمانهای قابلیت اجرایی دارد
هفت سين اداري یکی از روشهای ارتقای بهره وری است
تبییـن نظـام هفت سين اداري :
هفت سين اداري شامل هفت اصل مهم برای آراستگی است که از اول 7 کلمه ژاپنی که با « S » شروع می شود به وجود آمده وبراي كاربردي كردن درنظام اداري بومي شده است كه عبارتند از :
سين اول (سواكردن‌ودور كردن)=
سين دوم (سامان دادن و چيدن)=
سين سوم (سپيدي و پاکيزگي) =
سين چهارم (سعي در حفظ مطلوب و تداوم آن) =
سين پنجم (سامان يافتگي تعليم و انضباط) =
سين ششم (سخت کوش) =
سين هفتم (سماجت در انجام کار خوب تا مرز عادت) =
سين اول (سواكردن‌ودور كردن)=
تعريف کوتاه : تشخيص اشيا و لوازم ضروري از غير ضروري و دور ريختن اشياء زايد از محيط سازمان
تعريف کامل : جدا کردن اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و مورد نياز از غير آن و دور نمودن غير لازم ها و غير کاربردي ها از محيط کار و همچنين تعمير، تعويض يا تصحيح معايب و نواقص مي باشد.
هدف اجراي سين اول و
1- تعيين معيارهاي مناسب براي تشخيص اقلام مورد نياز از اقلام زايد در محيط سازمان
2- دور ريختن اقلامي که مورد نياز سازمان نيست
3- باز بيني همه جاي سازمان براي شناسايي علل آلودگي و حذف کامل آنها.
4- استفاده بهينه از فضاهاي موجود سازمان
5- استفاده مناسب از امکانات و تجهيزات موجود در سازمان
6- ساماندهي کمدها ، دفاترکار، انبارها و ...
7- رفع عيوب و خرابيهاي محيط سازمان، اقلام مورد استفاده و ...
چگونگي استقرار سين اول و
اولين قدم براي اجراي سين اول و
1- اقلام ضروري
2- اقلام غير ضروري
به همان نسبت که ذخيره اشياء و اقلام اهميت دارند، دور ريختن اقلام زايد نيز از اهميت زيادي برخوردار است . در اين مرحله بايد به اين سؤال پاسخ بگوئيم که چه چيزي را بايد دور ريخت و چه چيزي را بايد نگهداشت . دومين گام نيز اين است که اقلام مورد نياز را چگونه ذخيره کنيم تا در هنگام لزوم به آساني در دسترس ما قرار گيرد. براي تشخيص اقلام مورد نياز از اقلام غير مورد نياز مشخص نمودن اهداف است. هر کار را چرا انجام مي دهيم؟ آيا اقلام موجود در تحقق اهداف سازمان موثر مي باشد؟ آيا از اقلام موجود استفاده مي شود؟
براي تشخيص اقلام ضروري از اقلام غير ضروري و حذف اقلام غير ضروري در سازمان اقدامات ذيل بايد انجام گرد:
براي اجراي
الف - دور ريختن لوازم شکسته ، معيوب ، ضايعات، ميز وصندليهاي زنگ زده ، اشيايي که از آنها استفاده نمي شود
عموماً در سازمان مکانهايي که اشياء غير ضروري در آنجا جمع مي شوند عبارتند از :
- کنار ستونها و زير پله ها
- فضاي آزاد (گوشه و کنار حياط)
- انبارها و آبدارخانه
- گذرگاهها و گوشه کنارها
- قفسه ها و کمدهاي بايگاني
- محل نگهداري تجهيزات و ابزار آلات
- آزمايشگاه ها و سالن هاي ورزشي وانبارها
اين مکانها بايد مورد بازرسي و بازبيني قرار گيرند و از وجود اشياء غير ضروري پاک شوند و اشياء ضروري نيز در مکانهاي مناسب و طبقه بندي شده قرار گيرد.
ب- بيرون ريختن تمامي کاغذها ، نوشته ها،پرونده ها و لوازم غير ضروري از کمدهاي بايگاني
ج- بازبيني قفسه ها ، فايل ها، ميزهاي کار، و حذف اقلام غير ضروري
د- حذف قفسه ها ، فرم ها ، کمد ها، ميز و نيمکت، تخته و صندليهاي غير ضروري
ر- تعمير ميز ، صندلي ، نيمکت ،کمد و فايل ها و لوازم آزمايشگاهي خراب شده که مورد نياز هستند.
- استقرار سطل هاي مخصوص کاغذهاي باطله در سالن هاومحيط سازمان
- دور ريختن بخشنامه ها آئين نامه ها ، دستور العمل ها و دعوت نامه هاي تکراري و قديمي
- باز نگري روي ميزهاي کاري ، اتاق ها ، آزمايشگاه ،کتابخانه ، نمازخانه و ... دورريختن اقلام غير ضروري موجود در آنها
- سامان دهي سيمهاي برق ، چراغ هاي روشنايي کلاسها، قفسه ها، گنجه ها، کمدها، جعبه ها و انبارها
- رفع شکستگيها ، زنگ زدگي ها ، خراشيدگي ها ي ، ديوارها، آلودگي ها ي ، محيط ها، چاله هاي حياط ...
- برداشتن اعلانات نصب شده روي تابلو ها ، شيشه ها پس از انقضاي تاريخ آن توسط افراد نصب کننده
- استفاده از تابلو اعلانات براي نصب پوسترها و تبليغات و پرهيز از نصب آن روي ديوارها
- حذف تابلوها تشويق نامه ها و گلدان هاي اضافي، ميز ، صندلي هاي غير ضروري
- جمع آوري هر گونه عکس ، اطلاعيه، يا پوستر نامربوط،بيش از حد يا فرسوده و نازيبا از روي ديوارها و تابلوهاي اعلانات جمع آوري کنيم.
- زيرشيشه ها يي ميز چيزي گذاشته نشود.
- فرم ، کاغذ، لوازم التحرير و ..... را فقط در حد لازم براي استفاده روزانه يا کوتاه مدت، نزد خود نگهداري نماييد
- کليد ، پريز و دوشاخه ها شکسته و لامپ هاي سوخته بايد تعمير و تعويض شوند.
- اشيايي که ارزش تعمير ندارند حتماً بدور ريخته شوند.
- سرمايش و گرمايش محيط بايد کنترل شوند.
سين دوم (سامان دادن و چيدن)=
تعريف کوتاه : استقرار منظم ملزومات مورد نياز براي دستيابي سريع به آنها
تعريف کامل : مرتب و طبقه بندي نمودن اقلام ، اوراق ، اطلاعات، فرمها و تعيين جاي مناسب براي آنان طوري که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند.
هدف اجراي سين دوم و
- ايجاد نظم و ترتيب در سازمان
- سرعت در دسترسي به اقلام مورد نياز
- کاهش اشتباهات و دوباره کاريها
- ارتقاء بهره وري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي اشياء
- طبقه بندي وجاي مناسب براي اقلام مورد نياز
- حذف زمان تلف شده براي جستجوي اقلام در هنگام نياز
- در اختيار داشتن اقلام مورد نياز در زمان ، مکان و به مقدار مورد نياز
- پرسيدن سؤال چه چيز، چه وقت، چرا ، چه کسي، چطور و کجا؟ در مورد هر يک از اقلام مورد نياز
چگونگي استقرار سين دوم و
قدم اول : هر چيزي را مرتب کرده و سپس در سر جايش قرار دهيد.
قدم دوم : در هر قفسه کمد بايد فقط وسايل و اسناد و مدارک هم خانواده باشد که واقعاً به آنها نياز داريد.
قدم سوم : تمامي چيزهايي که در اطراف محل کارتان رها شده در جاي مشخص قرار دهيد.
قدم چهارم : اقلام سنگين را در قفسه هاي پايين و وسايل سبکتر را در قفسه هاي بالايي قرار مي دهيد.
قدم پنجم : مکانهاي قرار گرفتن وسايل را علامت گذاري کنيد.
اقدامات لازم در سازمان براي پياده سازي سين دوم و
الف- ايجاد نظم عمومي در سازمان :
- لازم است نام سازمان بطور واضح در سر در آن نصب گردد.
- نام اتاق ها بايد در محل مناسبي نصب گردد.
- دما و رطوبت ساختمان را بايد کنترل کرد.
- از بروز زنگ زدگي ، ورود گرد و غبار و ايجاد خراشيدگي ، پيشگيري نماييد.
- تجهيزات و وسايل برقي نبايد مرطوب شوند.
- ميزان کارکرد هر وسيله را مشخص نماييد.
- لازم است تا آنجا که امکان دارد از تعداد کمتري از تابلوهاي اعلانات استفاده شود.
- لازم است براي هر تابلو يک مسئول تعيين شود.
- تابلو اعلانات بايد در ارتفاعي متناسب با قد متوسط افراد نصب گردد.
ب- نظم ثبت استفاده و بايگاني نامه ها و مدارک در سازمان :
- بايد براي استاندارد و يکنواخت سازي روشهاي ثبت و بايگاني نامه ها و مدارک از سه فرم « فهرست پرونده ها » « فهرست نامه ها » و « فهرست مدارک » استفاده شود.
- بايد پس از سوا کردن پرونده ها يا برخي از مدارک داخل پرونده ها و مرتب کردن انها با استفاده از طلق پوشه ، عنوان تايپ شده پرونده ها را روي پرونده ها متصل کرد.
- پرونده ها بايد با توجه به تاريخي که روي آنها درج شده حداکثر پس از يکسال بايگاني شدن از فايل و کشوي مربوط به پرونده هاي جاري خارج شوند.
- آراستگي واقعي اين است که نامه ها يا مدرکي گم نشود و به راحتي قابل رد يابي و شناسايي باشد.
- بايد همه مدارک شناسه گذاري و نام گذاري شوند تا به سرعت قابل رديابي باشند.
- سعي شود بعد از پايان کار روي ميز کار خلوت شود.
- لوازم التحريري که روي ميز قرار گرفته نبايد بيش از 5 قلم باشد.
- بايد هر فرد از زمان انجام کارها آگاه باشد.
- بايد پرونده ها در جاي مناسب و قابل دسترسي نگهداري شوند.
ج- نظم در محيط اداري و براي وسايل اداري
- نحوه چيدن ميز، کمد، فايل و ... در اتاق بايد بگونه اي باشد که حداکثر استفاده از فضاي اتاق صورت گيرد.
- نحوه چيدن ميز ، کمد، فايل در اتاق بايد بگونه اي باشد که کارکنان به راحتي و با کمترين جابجايي با هم ارتباط داشته باشند.
- شکل ميزها و طرز قرار گرفتن آنها در يک اتاق نبايد به گونه اي باشد که فضاي غير مفيد ايجاد نمايد.
- نحوه چيدن لوازم التحرير در داخل کشو بايد به گونه اي باشد که لوازم ضروري تر در قسمت جلوي کشو قرار گيرند.
- کتابها، مجلات ، جزوات، نشريات وکتابهاي روش تدريس جداگانه نگهداري شوند.
- بهتر است فهرستي از کتابها ، جزوات ، مجلات و ... موجود در قفسه تهيه نموده و در همان قفسه قرار داد.
- براي نظم عمومي مدرسه بايد نکات زير را رعايت کرد.
- محل قرار گرفتن گلدانها در اتاق يا راهرو نبايد به گونه اي باشد که مانع تردد راحت افراد گردد.
- اطلاعيه ها بايد به طور مرتب بر روي تابلوي اعلانات نصب شود.
- تمام وسايل شخصي را در يک کمد يا يک کشو قرار دهيد.
- ساختمان مدرسه بايد داراي راهنماي اتاق ها باشند.
- روي کليدها و قفل هاي اتاق ها نيز شماره مشخص کننده نصب گردد.
سين سوم (سپيدي و پاکيزگي) =
تعريف کوتاه : حذف آلودگيها و آلاينده ها از محيط سازمان.
تعريف کامل : پيشگيري از کثيفي و پاکيزه نگهداشتن محيط، اموال ، افراد و حذف يا کنترل آلاينده ها مي باشد.
هدف اجراي سين سوم و
- دستيابي به ميزان مطلوبي از پاکيزگي و حذف کامل آلودگي ها در سازمان
- کاهش خستگي و آزردگي رواني ناشي از کار
- جلوگيري از بيماري همکاران
- درک پاکيزه سازي به عنوان نوعي بازبيني
- زيبا سازي محيط سازمان با کاشتن گل و گياه
- رنگ آميزي ديوارهاي سازمان و نصب صندلي و چراغ در محيط سازمان
چگونگي استقرار سين سوم و
الف ) پاکسازي محيط سازمان
- هرگز چيزي به اطراف خود نيندازيد و محيط را کثيف نکنيد.
- بايد از قرار دادن زباله و ضايعات در کنار در ورودي اجتناب کرد.
- بايد محوطه سازمان هر روز نظافت شود.
- کف اتاق ها و سالن ها بايد طوري شود که قابل شستشو شوند.
- راهروهاي اصلي هر روز بايد کفسابي شوند.
- در همه راهروها سطل زباله قرار گيرد.
- بايد از کشيدن سيگار در محيط هاي سر بسته خودداري شود.
- زباله ها نبايد در فضاي باز نگهداري شده يا سوزانده شود.
- لازم است تعداد سرويس هاي بهداشتي متناسب با تعداد کارکنان باشد.
لازم است در تمام سرويس هاي بهداشتي مواد شوينده و پاک کننده و تهويه هوا وجود داشته باشد.
ب) پاکسازي تجهيزات و وسايل
- گردو غبار نوعي آلودگي براي تمامي تجهيزات است.
- نور مستقيم خورشيد براي وسايل ، آلودگي محسوب مي گردد.
- لرزش براي برخي تجهيزات حساس ، نوعي آلودگي است.
- حرارت زياد يا سرما ، نوعي آلودگي براي تجهيزات حساس و ابزار دقيق مي باشد.
- براي رفع آلودگي ، لازم است که منبع بروز اين آلودگي که همان آلاينده است شناسايي و رفع گردد.
ج) پاکيزگي اساس سلامتي است
- پاکيزگي کارکنان از پاکيزگي محيط کار مهمتر است.
- افزايش آلودگي موجب افزايش احتمال بيماري و آسيب ديدگي آنها شده و کارايي آنان را کاهش مي دهد.
- بهتر است کارکنان مراقب بهداشت و سلامت خود باشند.
- بهتر است کارکنان همواره از لباس آراسته و تميز استفاده نمايند.
سين چهارم (سعي در حفظ مطلوب و تداوم آن) =
تعريف کوتاه : کنترل و تداوم تفکيک ، نظم و پاکيزگي در محيط سازمان
تعريف کامل : تداوم ، استاندارد سازي و حفظ وضع مطلوب ناشي از اجراي تفکيک ، ترتيب و تميزي و رعايت ايمني در کار مي باشد.
هدف اجراي سين چهارم و
- جلوگيري از اعمال سليقه و چند باره کاري
- ايمن شدن محيط کار و کاهش حوادث و بيماري کاري
- تکرار کارهاي درست ، براي درست انجام دادن کارها
- کاهش زمان انجام کارها
- افزايش جذابيت محيط کار
چگونگي استقرار سين چهارم و
الف) استاندارد سازي
- لازم است به هر يک از اقلام منقول سازمان، يک کد شناسايي داده شود.
- لازم است تمام اقلام منقول سازمان تحويل يک شخص (جمعدار اموال) داده شود.
- لازم است نيازمنديهاي برطرف شده توسط اقلام موجود، با نيازمنديهاي استاندارد اداره ، مقايسه شده و براي رفع تفاوت آنها اقلام شود.
- لازم است تکنيکهاي مناسب براي مديريت موجودي در يک سازمان معين گردد.
- لازم است نيازمنديهاي خاص ، تجهيزاتي و ... براي پي ريزي مديريت موجودي مناسب در سازمان مشخص شود.
- بهتر است مشخصات کارکنان اعم از شماره پرسنلي ، رشته تحصيلي ، سمت و سابقه افراد وجود داشته باشد.
- بهتر است براي سهولت در شناسايي همکاران ، نام آنها بر كناراطاقها نصب گردد.
- لازم است بر روي محل نگهداري تجهيزات آتش نشاني ، نشان خاص آن نصب گردد.
- لازم است براي توقف خودروها ، از خط کشي ها و علامات در حياط سازمان استفاده شود.
ب) تداوم :
- حمايت مستمر و مستقيم مسئولين سازمان از پياده سازي نظام آراستگي ، ضامن بقا و تداوم اين نظام است.
- لازم است يکي از شاخص هاي ارزيابي مديران سازمان ، توسط مسئولين ، ميزان همکاري آنان در پياده سازي سيستمهاي نوين کيفي و بهره وري در واحد تحت امرشان باشد.
- بهتر است بازديدهايي براي مديران از سازمانهاي آراسته گذاشته شود.
- ضرورت دارد که بطور مستمر ، گزارش عملکرد 5s به مسئولين سازمان ارائه گردد تا تداوم احساس گردد.
- لازم است اهداف اجراي 5s به شيوه اي گيرا به اطلاع تمامي کارکنان برسد.
- بهتر است جوايز ارزشمندي براي کارکنان آراسته سازمان پيش بيني گردد.
- بهتر است بطور رسمي و گسترده اسامي آراسته ترين واحد در نشريه داخلي درج گردد.
- لازم است با استفاده از نظرات کارکنان و مديران اين سيستم ارتقاء يافته و کامل تر شود.
- دانش آموزان آراسته معرفي و تشويق گردد
ج) برقراري سلامت و ايمني در محيط کار
- سيم برق ، تلفن ، کامپيوتر و ... نبايد مانع رفت و آمد و بين در و پنجره و روي زمين قرار بگيرد.
- در محيط مدرسه کپسول آتش نشاني نصب شود و در زمانهاي مشخص مورد بازبيني قرار بگيرد.
- ابزار، وسايل، گلدان، پرونده ها و اوراق نبايد روي کمد و دستگاههاي مرتفع قرار گيرد.
- بايد سرپيچ ، کليد، يا پريزهاي شکسته در اطاقها ... تعمير شود.
- اندازه و استحکام ميز و صندلي بايد متناسب باشد.
- کف محيط سازمان نبايد لغزنده باشد.
- در رنگ آميزي اتاق ها به اصول ايمني و رواني توجه شود.
سين پنجم (سامان يافتگي تعليم و انضباط) =
تعريف کوتاه : عادت به انجام کارهاي صحيح ، به کمک آموزش و فرهنگ سازي در سازمان
تعريف کامل: آموزش کاربردي مفاهيم 5s به تمامي کارکنان ، جلب مشارکت عمومي و تدوين ، ابلاغ و اجراي مقررات در سازمان
اهداف اجراي سين پنجم و
- مشارکت کامل در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات
- عادت به برقراري ارتباط به نحو صحيح و کنترل نتايج آن
- زمينه سازي فرهنگ خود انضباطي
- نهادينه شدن فرهنگ بهره وري
چگونگي استقرار سين پنجم و
الف- آموزش و توجيه کارکنان
- ضرورت استقرار 5s در سازمان به کليه کارکنان و مديران تبيين شود.
- چگونگي پياده سازي روشهاي 5sبه کليه کارکنان و مديران آموزش داده شود.
- کارکنان خدماتي و نظافتي نسبت به مفاهيم و چگونگي اجراي 5s توجيه شوند.
ب- برقراري نظم و انضباط
- براي تمامي کارکنان شرح شغلي و مسئوليت شغل تهيه شود.
- لازم است کليه مقررات و دستورالعملهاي مرتبط به اطلاع کليه همکاران برسد.
- ضوابط به صورت ساده و گويا بيان شوند.
- کليه مديران و کارکنان دستورالعمل ها را دقيقاً رعايت کنند.
- لازم است کارکنان با نحوه کار تيمي آشنا گردند.
- لازم است براي ارتقاء کارکنان دستورالعمل يا مقررات تهيه شود.
ج – آراسته سازي کارکنان
- نظم در ظاهر کارکنان از مصاديق آراستگي مي باشد.
- رفتار مناسب با همكاران وارباب رجوع از مصاديق آراستگي است.
- استفاده از دخانيات در محيط هاي سر بسته ممنوع مي باشد.
- لازم است کارکنان از هر گونه مشاجره و در گيري اجتناب نمايند.
- بهتر است براي آراستگي کارکنان از لباس فرم مناسب و يکدست استفاده شود.
سين ششم (سخت کوش) =
تعريف : سعي و تلاش خستگي ناپذير و تسليم نشدن در برخورد با موانع و مشکلات براي ايجاد محيط پاکيزه
اجراي سين ششم و هفتم براي ادامه و نگهداشت پنج سين ديگر لازم و ضروري است اگر سين ششم و هفتم اجرا نشود ساير سين ها نيز مداوم نخواهند بود.
بدون تلاش و سخت کوشي نمي توان نظام آراستگي را در محيط کار پياده کرد . هر چيزي که جديد تر باشد به تلاش زياد نيز نيازمند است تا موانع و مقاومتها را بشکند اگر قرار باشد با کوچکترين مشکل نظام آراستگي رها گردد، هيچ وقت محيط پاکيزه ايجاد و استمرار نخواهد داشت.
هدف اجراي سين ششم و
- تلاش بي وقفه براي ايجاد محيط شاداب و مطلوب در سازمان
- اميدواري تؤام با خستگي ناپذيري در جهت رسيدن به محيط پاک
- عدم يأس و نااميدي در برخورد با موانع و مشکلات
- تسليم نشدن در جهت استقرار کامل نظام آراستگي در محيط سازمان
- افزايش انگيزه در مشارکت همکاران جهت حفظ و استقرار نظام آراستگي
چگونگي استقرار سين ششم و
- سازماندهي مناسب و تشکيل تيم استقرار نظام آراستگي
- جلب حمايت مديريت ارشدسازمان
- تلاشها در جهت تدوين بروشور مطالب آموزشي در رابطه با اثرات مفيد سازمان پاک
- مطرح کردن موضوع سازمان پاک در جلسه عمومي
- تعيين جايزه و پاداشها براي کارکنان و مديران که تلاش بيشتري براي ايجاد سازمان پاک داشته اند.
- تلاش در جهت تحقق شعار همه با هم به سوي سازمان پاک
- جلب همکاري و مشارکت کارکنان سازمان بصورت فعالانه براي ايجاد سازمان پاک
- ايجاد انگيزه لازم در کارکنان سازمان جهت ايجاد سازمان پاک
- استفاده از مباني ديني و فرهنگي در ايجاد سازمان پاک
سين هفتم (سماجت در انجام کار خوب تا مرز عادت) =
تعريف : پي گيري مداوم جهت استقرار نظام آراستگي و ايجاد عادت هاي متناسب با سازمان پاک
همانطورکه مي دانيم شکستن عادتها و سنت ها بسيار مشکل و همراه با مقاومت خواهد بود براي شکست عادات بايد از هيچ تلاش و پي گيري دريغ نکرد زيرا نظام آراستگي مثل يک کشي است که کشيده شده اگر مراقبت نشود فوراً به جاي اول خود باز مي گردد.
هدف اجرايي سين هفتم و
- تلاش در جهت شکستن عادتها و سنت ها بر اي ايجاد محيط پاکيزه
- سماجت در ايجاد عادتهاي جديد حاصل از استقرار 5s
- پي گير دائمي و هميشگي براي استقرار 5s
- جايگزيني فعاليتهاي آراستگي به جاي فعاليتهاي عادتمندانه
- مبارزه با مشکلات و موانع و تسليم نشدن در جهت ايجاد محيط پاکيزه
- چگونگي استقرار سين هفتم و
شناسايي عادتها و سنت هاي موافق و مخالف براي ايجاد محيط پاکيزه در سازمان
- تضعيف موانع و تقويت عوامل مؤثر در ايجاد سازمان پاک
- تلاش در جهت تغيير باورها و نگرشهاي کارکنان و مديران جهت ايجاد محيط پاکيزه
- بر گزاري جلسات آموزشي و توجيهي جهت شناسايي عادتهاي خوب و چگونگي استقرار آن در محيط سازمان
- افزايش ميزان مشارکت همه عوامل مؤثر در ايجاد سازمان پاک
- مقايسه و بررسي نتايج سازمان پاک با وضعيت قبلي
- تعيين فواصل زماني مشخص براي ارزيابي برنامه هاي سازمان پاک
- اصلاح بهبود و باز نگري در رابطه با اهداف و برنامه هاي سازمان پاک
نکات اجرايي در ايجاد سازمان پاک :
*بايد با عمل کردن ، شروع کرد.
*عمل کردن ، نگرش افراد را نسبت به محيط اطرافشان، تغيير مي دهد و آنان ر ا متحول مي کند. اساس مديريت نيز دقيقاً همين است.
*لازم است نوعي جدول زمانبندي براي اقدامات، تهيه شود.
*در اجراي فعاليتهاي 7 سين سازمان پاک ، نکته مهم ان است که اين فعاليتها را يک به يک، اما بطور کامل، انجام دهيد.
*براي شروع فعاليتها ، لازم است کار، به مراحل جداگانه تقسيم شده و گام به گام اجرا گردد.
*بايد روش هايي ابداع و استفاده شود که همه افراد را به رقابتي دوستانه، اما فشرده و واقعي وادارد.
*زمان کوتاه و مشخصي را در نظر بگيريد که در طي آن ، همه افراد به فعاليتهاي نظام آراستگي بپردازند.
*نتايج سازمان پاک نسبت مستقيم با ميزان کوشش افراد در اجراي آنها دارد.
*هر يک از افراد بايد قادر به انجام « خود مميزي » باشند و بتوانند تشخيص دهند که در کدام زمينه ها نياز به تلاش بيشتري دارند.
*آگاهي از کاستي ها و مشکلات، اولين گام در راه پيشرفت است.
*مورد سنجش قرار گرفتن ، بسيار آسانتر از سنجش کار ديگران است.
*افراد مورد سنجش، تنها هنگامي از قبولي خود احساس موفقيت مي کنند که اين سنجشها عادلانه و دقيقاً مطابق مقررات باشد.
*موفقيتها و دستاوردها را بايد در هر مرحله ، تحکيم بخشيد و از مسببين آن قدرداني نمود.
*براي دستيابي به کيفيت استثنايي و بي همتا ، کوچکترين آلودگيها نيز بايد از ميان برداشته شود.
*تنها راه فهم هفت سين سازمان پاک ، کوشش خستگي ناپذير در عمل به آن است.
*بهترين راه پيشگيري از بروز مشکلات آن است که هر فردي ، هر روز، فرايندهايي را که وي مسئول آنهاست ، دقيقاً و به روشني مشخص کند و با نهايت توان خود در انجام بهينه آنها بکوشد.
