الگوبرداري (Benchmarking) چيست و پيادهسازي آن چه مزايا و ضرورتهايي دارد ؟
الگوبرداري (Benchmarking) چيست و پيادهسازي آن چه مزايا و ضرورتهايي دارد ؟
در جهان امروز و در شرايط رقابتي بازار ، كيفيت محصول و بهرهوري به عنوان دو عامل اساسي و مهم در حفظ و بقاي موسسات حرف اول را زده و آنهايي كه از بهرهوري و كيفيت بالاتري برخوردار هستند در بازار حضور داشته و ماندگار خواهند ماند . ازينرو اطلاع مداوم از وضعيت بازار و كيفيت و كميت محصولات رقبا و همچنين سيستمها و روشهاي انجام كار آنها براي هر موسسه و شركت رقيب ضروري و اجتنابناپذير است تا ضمن اينكه از مزيتها و ويژگيهاي برتر رقبا الگوبرداري ميكنند ، خود را به وضعيت بهتري نسبت به آنها برسانند . لذا تنها راهي كه سازمانها ميتوانند خود را به سوي بهترينها و پيشرفت و توسعه هدايت كنند اين است كه چشمهايشان را در برابر رقبا و بهترين تجربيات جهاني در تمام زمينههاي مورد نياز باز نگه دارند . بر اين اساس الگوبرداري (Benchmarking) روشي سيستماتيك است كه سازمانها بوسيله آن ميتوانند فعاليتهاي خود را بر اساس بهترين صنعت يا سازمان اندازهگيري و اصلاح كنند ؛ اين روش با فراهمسازي چارچوبي براي سازمانها كه بوسيله آن فعاليتهاي بهترين سازمان مشخص گرديده است و تشخيص وجوه تمايز سازمان موجود با بهترين سازمان ، نشان ميدهد كه چگونه ميتوان شكافهاي موجود را پر كرد . الگوبرداري در واقع ابزاري براي بهبود مستمر است و ميتواند توسط انواع سازمانهـــاي توليدي و خدماتي به كار گرفته شود .
ارزيابي مقايسهاي ، فرايند مستمر اندازهگيري و مقايسه فرايندهاي كاري در برابر فرايندهاي قابل مقايسه در سازمانهاي پيشرو با هدف كسب اطلاعاتي است كه سازمان موردنظر را كمك خواهد كرد تا بهبودها را شناسايي و اجرا كنند . الگوبرداري يك فرايند سيستماتيك و پيوسته از ارزيابي محصولات خدمات و روشهاست كه در مقايسه با رقباي اصلي و يا شركتهايي كه به عنوان پيشگام مطرح هستند انجام ميپذيرد و در واقع ابزاري موثر در دست مديران جهت بهبـــود فرايندهاي كاري است. الگوبرداري كه با نام الگوبرداري از بهترينها نيز معروف است با شناخت سازمان يا سازمانهايي به عنوان بهترين ، تكنيكهايي را معرفي ميكند كه ميتوان با آن شكاف موجود بين يك سازمان تا سازمان پيشرو را پر كرد يا به حداقل رساند .
واژه Benchmarking قبل از اينكه در ادبيات مديريت مطرح شود ، در علوم مهندسي ساختمان و نقشهبرداري به كار گرفته شده است . بدين معني كه Benchmarking شاخصي است كه ساير نقاط و موقعيتها ، خود را با آن مقايسه كرده و تطبيق ميدهند ؛ در دهه اخير بهرهگيري اين واژه در مديريت و مهندسي نيز كاربرد يافته و تعاريف چندي از آن شده است كه همگي مفهوم مشتركي را مطرح ميكنند ؛ از جمله :
1- Benchmarking عبارت است از جستجو براي يافتن بهترين تجربيات صنعت و يا خدمات براي رسيدن به بالاترين سطح عملكرد .
2- Benchmarking عبارت است از توجه بيروني بر فعاليتها ، وظايف تخصصي يا عمليات داخلي يك موسسه به منظور اصلاح و بهبود مستمر .
3- Benchmarkingيعني مقايسه و ارزيابي خود با ديگران به منظور كشف تجربيات برتر آنها و جبران فاصله موجود .
4- Benchmarking عبارت است از يك فرايند پژوهشي دائمي كه سازمان را به سمت بهترين شدن در مقايسه با رقبا سوق ميدهد .
مركز بهرهوري و كيفيت آمريكا(APQC) نيز الگوبرداري(Benchmarking) را فرآيند تعريف ، تشخيص و تطابق يافتن با اقدامات و فرايندهاي سازمانهاي برجسته در سطح دنيا ، بهمنظور افزايش عملكرد سازمان خود تعريف ميكند .
استفاده از روش الگوبرداري بعنوان ابزار برنامهريزي تاكتيكي در دنياي تجارت و سازمانها نيز بوسيله شركت تجاري زيراكس در اواخر دهه 1970 آغاز گرديد ؛ ژاپنيها تلاش كردند تا با آن دسته از شركتهاي آمريكايي آشنا شوند كه دستگاه كپي را با كيفيت بالاتر اما با هزينه توليد كمتر توليد ميكردند .
Benchmarking هم يك نگرش و تفكر زيربنايي است و هم يك ضرورت كه اين ضرورت به طور خلاصه ناشي ميشود از :
1- رقابت جهاني و وجود شرايط رقابتي در بازار كار .
2- پيشرفتهاي سريع و قابلتوجه در علم و تكنولوژی .
3- پيشرفتهاي سريع در تكنولوژي اطلاعات .
4- پيشرفتهاي قابل توجه و دايم دانش مديريت .
5- ضرورت رعايت استانداردهاي كيفيت و تكامل طبيعي TQM (مديريت كيفيت فراگير) .
در كل چنين ميتوان گفت كه ارزيابي مقايسهاي يكي از موثرترين شيوهها در جهت بهبود سازمان است . امروزه مديريت هر سازمان ميتواند با الگوبرداري از سازمانهاي موفق روشهاي برتر را براي بهبود مستمر كارايي در سازمان خود پيدا كرده و آنها را پيادهسازي كند . الگوبرداري نه تنها ميتواند يك تكنيك تشخيص مشكلات باشد بلكه ميتواند در روابط طراحي فرايندها نيز كمك شاياني به طراحان كند . الگوگيري به واقع پاسخي براي تنظيم اين سوال است كه هنگامي كه احتياج به بهبود تشخيص داده ميشود استانداردهاي عملكرد بايد در چه سطحي تنظيم شوند . تشخيص سطوح عملكرد سازمانهاي موفق و فهميدن چگونگي انجام آن ، تشخيص اينكه ديگران چگونه ميتوانند براي تغيير در سازمان ايجاد انگيزه كنند و اشتباهات خود را به حداقل برسانند و تشخيص شكافهاي موجود بين عملكرد سازمانهاي موفق با ديگر سازمانها و كم كردن فاصله بين آنها همگي ميتوانند از نتايج الگوبرداري به شمار آيند .
در گام آتي از مدلهاي گوناگون الگوبرداري خواهيم گفت .
مدلهاي گوناگون الگوبرداري (Benchmarking) كدامند ؟
مدلهاي مختلفي را ميتوان براي الگوبرداري درنظر گرفت ؛ دو مدل متمايزتر ، الگوبرداري برمبناي مقايسه چه چيزهايي و الگوبرداري برمبناي مقايسه چه كساني هستند . حال به توضيح هريك از موارد ذكر شده مي پردازيم :
الف - الگوبرداري برمبناي اينكه چه چيزهايي باهم مقايسه شوند :
اين مدل با عنوان چه چيزهايي با هم مقايسه شوند شامل انواع ذيل است :
1- مقايسه براساس عملكرد : در اين نوع از الگوبرداري ، سازمانها و صنايع معيارهاي عملكرد را با هم مقايسه ميكنند ؛ به عنوان مثال يك سازمان در زمينه معيارهاي مالي و يا معيارهاي عملياتي خود را با سازمان پيشرو مقايسه ميكند .
2- مقايسه براساس فرايندهاي كاري : در اين مدل روشها و فرايندهاي كاري سازمانها با يكديگر مقايسه ميشوند ؛ به عنوان مثال يك سازمان فرايندهاي لازم براي توليد يك محصول خاص را با فرايندهاي سازمان پيشرو مقايسه ميكند .
3- مقايسه راهبردي : در اين مدل استراتژي سازمانها با يكديگر مقايسه ميشوند ؛ به عنوان مثال استراتژي فروش سازمانها ، استراتژي خريد سازمانها ، استراتژي توليد و مواردي ازيندست با يكديگر مقايسه شده و بهترين سازمان از جهت اتخاذ استراتژي مربوطه مورد مقايسه قرار مي گيرد .
ب - الگوبرداري برمبناي اينكه چه كساني با هم مقايسه شوند :
اين مدل با عنوان چه كساني با هم مقايسه شوند شامل موارد ذيل است :
1- الگوبرداري داخلي : كاربرد اين مدل از الگوبرداري معمولا در شركتها و سازمانهاي بزرگ است ؛ از آنجا كه يك سازمان بزرگ از زيرمجموعههاي زيادي تشكيل شده است در اين حالت يك بخش يا يك صنعت با بخش يا صنعت ديگر از زيرمجموعه اصلي يا مادر مقايسه ميشود و به واقع مقايسه داخلي بين بخشهـــاي مختلف يك سازمان بزرگ انجام مي پذيرد ؛ به عنوان مثال ميتوان به شعبههاي مختلف IBM در كشورهـــاي متعدد اشاره كرد .
2- الگوبرداري رقابتي : در اين حالت محصولات مشابـه از دو شركت رقيب مورد مقايسه قرار مي گيرند . الگوبرداري رقابتي به واقع تعميم تجزيهوتحليل رقيب و بخشي از فعاليتهاي تجزيهوتحليل رقيب بشمار ميرود ؛ در اين حالت بجاي تمركز بر روي عملكرد متوسط صنعت خود ، روي بهترين رقيب تمركز كرده و او به عنوان بهترين الگو درنظر گرفته ميشود .
3- الگوبرداري كاركردي : در اين حالت بحث روي مقايسه كاركردهاي مختلف است ؛ به عنوان نمونه فعاليت توزيع يك شركت با فعاليت توزيع شركت ديگر مقايسه ميشود . در اين حالت الزامي وجود ندارد كه توليدات دو شركت حتما يكسان باشند .
4- الگوبرداري ژنريك : در اين حالت حد و مرزي براي الگوبرداري وجود ندارد ؛ الگوبرداري ژنريك يك حالت ساختگي و تصنعي است . در اينجا با ساخت يك مدل فرضي بهترين الگوبرداري صورت ميگيرد و تمركز بر روي فرايندهاي كاري ممتاز و عالي است ؛ اين نوع الگوگيري بسيار موثر ولي درعينحال دشوار است .
در گام آتي گوشهاي از چالشهاي موجود بر سر راه الگوبرداري را بيان خواهيم نمود ...
